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Détails du poste
CDI
BUT DU POSTE
Assister le Directeur Général de la branche Transaction dans son quotidien et dans la gestion des projets en cours et à venir, en vue d’optimiser l’activité. L’Assistant(e) sera le ou la garant(e) du bon respect des process internes à déployer auprès des agences. Il/elle sera le relais opérationnel du Directeur Général auprès des équipes commerciales et facilitera les échanges.
 
MISSIONS
Les missions seront les suivantes (liste non exhaustive) :
Gestion opérationnelle
Aide à la mise en place et au suivi des projets de développement du Directeur
Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers
Interface avec les différents services et collaborateurs
Suivi des tableaux de bord de pilotage de la Transaction notamment via le logiciel Immofacile (Suivi des ventes et des commissions)
Veille règlementaire et suivi de la conformité (principalement la Loi Hoguet et la Loi Alur)
 
Gestion administrative
Gestion des notes de frais
Commande des fournitures et matériel (papeterie, ordinateurs, téléphones …)
Gestion des biens immobiliers : suivi des baux, des AG de copropriétés et des appels de fond
Intégration du personnel et formation sur le logiciel Immofacile
Suivi du parc véhicules
Gestion des badges d’accès
Gestion des congés des collaborateurs pour assurer la continuité du service
Gestion organisationnelle
Préparation des RDV et des réunions : compilation des ordres du jour des personnes concernées, préparation des dossiers nécessaires aux RDV…
Etablissement de comptes-rendus de réunions et de RDV
Optimisation du planning avec to do list quotidiennes
RELATIONS HIERARCHIQUES
N + 1 : Directeur Général Transaction
 
PROFIL SOUHAITE
Diplômes et Expérience
Formation spécialisée en immobilier
Expérience d’au moins 5 ans pour un poste similaire pour un réseau d’agences immobilières
Compétences
Connaissances des usages de la transaction immobilière
Maîtrise des logiciels de la suite Office : Outlook, Word, Excel
Compétences rédactionnelles
Sens des responsabilités
Maîtrise de l’anglais à l’écrit comme à l’oral
 
Personnalité
Autonomie, rigueur, organisation, dynamisme, ténacité
Esprit de synthèse et d’analyse
Qualités relationnelles et sens du travail en équipe
Respect de la confidentialité
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