BUT DU POSTE
Assister le Directeur Général de la branche Transaction dans son quotidien et dans la gestion des projets en cours et à venir, en vue d’optimiser l’activité. L’Assistant(e) sera le ou la garant(e) du bon respect des process internes à déployer auprès des agences. Il/elle sera le relais opérationnel du Directeur Général auprès des équipes commerciales et facilitera les échanges.
MISSIONS
Les missions seront les suivantes (liste non exhaustive) :
Gestion opérationnelle
▪ Aide à la mise en place et au suivi des projets de développement du Directeur
▪ Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers
▪ Interface avec les différents services et collaborateurs
▪ Suivi des tableaux de bord de pilotage de la Transaction notamment via le logiciel Immofacile (Suivi des ventes et des commissions)
▪ Veille règlementaire et suivi de la conformité (principalement la Loi Hoguet et la Loi Alur)
Gestion administrative
▪ Gestion des notes de frais
▪ Commande des fournitures et matériel (papeterie, ordinateurs, téléphones …)
▪ Gestion des biens immobiliers : suivi des baux, des AG de copropriétés et des appels de fond
▪ Intégration du personnel et formation sur le logiciel Immofacile
▪ Suivi du parc véhicules
▪ Gestion des badges d’accès
▪ Gestion des congés des collaborateurs pour assurer la continuité du service
Gestion organisationnelle
▪ Préparation des RDV et des réunions : compilation des ordres du jour des personnes concernées, préparation des dossiers nécessaires aux RDV…
▪ Etablissement de comptes-rendus de réunions et de RDV
▪ Optimisation du planning avec to do list quotidiennes
RELATIONS HIERARCHIQUES
▪ N + 1 : Directeur Général Transaction
PROFIL SOUHAITE
Diplômes et Expérience
▪ Formation spécialisée en immobilier
▪ Expérience d’au moins 5 ans pour un poste similaire pour un réseau d’agences immobilières
Compétences
▪ Connaissances des usages de la transaction immobilière
▪ Maîtrise des logiciels de la suite Office : Outlook, Word, Excel
▪ Compétences rédactionnelles
▪ Sens des responsabilités
▪ Maîtrise de l’anglais à l’écrit comme à l’oral
Personnalité
▪ Autonomie, rigueur, organisation, dynamisme, ténacité
▪ Esprit de synthèse et d’analyse
▪ Qualités relationnelles et sens du travail en équipe
▪ Respect de la confidentialité