BUT DU POSTE
Nous
recrutons dans le cadre d'une création de poste, un(e) Assistant(e) Technique
pour assurer la gestion, le suivi administratif et technique des dossiers de
promotion des Responsables de programmes. Le poste est très complet et permet
de suivre le déroulé de l'opération dès la phase de conception jusqu'à la
livraison finale au Client. Le poste ouvert en CDI est basé au siège d'Annecy
avec des déplacements ponctuels.
Vous êtes la
personne que nous recherchons si la passion du "Beau" vous anime !
Nous réalisons des programmes de très grande qualité qui nécessitent beaucoup
d'implications et de rigueur.
MISSIONS
I. Assistance globale sur toutes les phases de l'opération immobilière
Gestion des autorisations
d'urbanisme
Assurer le suivi
administratif des demandes d'autorisations d'urbanisme et veiller au respect
des étapes clefs (ex : commande des constats
huissiers, du panneau d'affichage
terrain...)
Gestion des contrats
(intervenants techniques)
. Préparer, sous la
responsabilité et selon les instructions de la Direction, les contrats
. S'assurer de la
bonne réception et de la validité des pièces administratives remises par les
intervenants techniques
. Envoyer les
contrats aux différentes parties signataires et suivre le retour des contrats
signés
. Procéder à
l'enregistrement des contrats, numériser les pièces et les classer
Gestion des contrats (partie
juridique)
. Mise en place des
promesses de vente en vue des acquisitions par le Groupe et suivi des dossiers
(permis de construire, déclarations préalables, constats d’affichage, mise en
place du financement)
. Mise en place des
contrats de réservation et suivi des financements des clients acquéreurs
. Mise en place de
la garantie financière d’achèvement
. Souscriptions des
diverses assurances (TRC, CNR, DO…)
. Rédaction des
procès-verbaux d’assemblée générale des associés au besoin
Gestion des marchés (entreprises)
. Organiser les
rendez-vous de signature des marchés avec les entreprises
. Préparer les OS
(Ordres de services) sous le contrôle de la Direction
. Assister la
Direction pour la signature des marchés
. Assister le
maître d'œuvre d'exécution lors de la signature des marchés par l'entreprise
. Réceptionner les
documents envoyés par le maître d'œuvre d'exécution, le BET fluides et le BET
VRD, établir avec la Direction un tableau de synthèse des marchés, s'assurer de
la bonne remise et de la validité des pièces administratives par les
entreprises
. Faire viser les
pièces du marché puis les envoyer aux différentes parties signataires
. Procéder à
l'enregistrement des marchés, numériser les pièces et les classer
. Assurer le suivi
administratif des dossiers marchés (ex : renouvellement des pièces
administratives tous les 6 mois)
Gestion des factures, des
situations de travaux et des DGD (Décompte Général Définitif)
. S'assurer du bon
intitulé de la facture ou de la situation de travaux
. Suivre les situations
de travaux et les factures, après leurs validations (avancement, pénalités...)
par le directeur de programmes ou le responsable de programmes
. S'assurer avec la
Direction de l'engagement des factures
. Faire viser les
situations de travaux et les factures par la Direction
Gestion des dossiers
sous-traitants
. Assurer le suivi
administratif des dossiers sous-traitants (vérifier les pièces administratives,
faire signer les demandes d'agrément, mettre à jour les tableaux de suivi...)
. Suivre les
délégations de paiement en coordination avec la contrôleuse de gestion
opérationnelle
Gestion
technique et commerciale
. Recevoir toutes
les demandes de modification et de personnalisation présentées par un client
acquéreur
. Estimer la
faisabilité des projets, en fonction des contraintes de construction et de la
réglementation, en collaboration du Responsable de programmes en charge du
projet
. Apporter un conseil
aux clients avec l’appui de l’architecte d’intérieur si besoin
. Présenter les
plans modificatifs aux clients et recevoir leur signature
. Soumettre les
demandes à l’architecte d’intérieur, afin que celui-ci valide et/ou modifie les
plans puis présente les demandes des devis aux différents corps d’état devant
intervenir
. Etablir les
avenants et devis TMA qui reprendront les modifications négociées et validées
avec les différents corps d’état, puis les présenter aux clients pour signature
. Après signature
et validation des clients, transmettre les modifications à réaliser au Responsable
de Programmes
. Assurer la
coordination et la supervision les travaux modificatifs acquéreurs (TMA) dans
le souci constant de satisfaire le client tout en veillant au respect des
procédures et objectifs du Groupe
Gestion
administrative
. Alimenter le
logiciel en y saisissant tous les éléments de suivi des dossiers, en temps
réel, et ce notamment en vue d’assurer une communication interne
. Assurer le
classement régulier des documents (format papier et format numérique) pour
chacun des dossiers
. Suivre la bonne
signature des documents soumis aux clients
. Soumettre les
factures aux clients et suivre le bon paiement de celles-ci, en lien avec le
chargé financier des opérations immobilières
Gestion des avenants
. Assurer le suivi
administratif des avenants (saisir les devis acceptés, contrôler les avenants
avec les devis envoyés, les faire viser, vérifier avec la situation, envoyer
les exemplaires aux différentes parties signataires ...)
Organisation des livraisons
. Formaliser le
planning des livraisons
. Envoyer les dates
de notification des livraisons aux clients et en informer les concessionnaires
. Préparer le PV de
pré-livraison et le PV de livraison des parties communes
. Préparer les
documents nécessaires à la livraison (dossier client, livret d'accueil,
attestations NF Logement, TMA, consuel...)
. Diffuser les PV
de livraisons aux entreprises
Gestion du SAV (Service
après-vente) de la livraison à la fin de la garantie de parfait achèvement
. Enregistrer les
réserves parties communes et parties privatives et saisir les dates de levées.
. Réceptionner les
quitus des clients et mettre à jour les tableaux de suivi
. Assister le
Responsable de programmes pour la levée des réserves.
Clôturer une opération
. Saisir et
formaliser le tableau de suivi nécessaire à la libération du DGD
. Scanner le PV de
réception et les PV de levées de réserves après signature de la Direction
II. Secrétariat global lié aux opérations
. Gérer les appels
téléphoniques et l'accueil physique liés à l'activité du service, notamment les
clients
. Rédiger les
courriers sous le contrôle du responsable concerné
. Assister aux
réunions et certains RDV en concertation avec les différents responsables
. Numériser,
classer, archiver les documents selon arborescence
. Elaborer et/ou
maintenir à jour les documents nécessaires au suivi et à la réalisation de
l'activité
. Participer aux
réunions techniques internes et à certains RDV, et rédiger les comptes-rendus
RELATIONS HIERARCHIQUES
Supérieur hiérarchique direct : Responsable
de programmes
PROFIL SOUHAITE
Diplômes et expérience
Formation BAC +2 (DEUG, BTS, DUT...) ou
expérience dans un poste similaire
Compétences
. Connaissance du secteur de l'immobilier
& du bâtiment
. Excellente maîtrise des outils
informatiques (Word, Excel, Outlook)
Personnalité
. Esprit d'équipe
. Sens de l'organisation, dynamisme,
autonomie, qualité relationnelle et d'écoute, rigueur
. Excellente gestion des urgences et des
priorités
. Résistance au stress et grande capacité
de travail
. Bonne orthographe – Bonne présentation