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Détails du poste
CDD
11.01.2022
Dans le cadre d’un CDD de 2 mois, nous recherchons un(e) assistant(e) Technique en Promotion Immobilière. Il/Elle assurera la gestion administrative des opérations de promotion immobilière de la prospection foncière jusqu’à la livraison des programmes.
 
 
RESPONSABILITÉS DU TITULAIRE DU POSTE :
 
• Assurer le secrétariat et le suivi administratif liés à l'activité de prospection foncière et aux opérations immobilières du secteur attitré
• Assister les prospecteurs fonciers dans le suivi de chaque offre d’acquisition et suivre les compromis jusqu’aux actes d’acquisition des fonciers
• Respecter les procédures et les échéances internes (ex : procédure de saisie des situations de travaux et respect des échéances de règlement)
• Intervenir auprès des organismes et des administrations compétentes, de la Maîtrise d’œuvre, des entreprises et de tous tiers
 
MISSIONS :
 
Secrétariat
 
• Gérer les appels téléphoniques, l'accueil physique et le courrier liés à l'activité du service
• Numériser, classer, archiver les documents selon arborescence
• Elaborer et/ou maintenir à jour les documents nécessaires au suivi et à la réalisation de l'activité
• Participer aux réunions techniques internes (montage DCE, plan d’exécution, …) et à certains RDV, et rédiger les comptes-rendus
 
Prospection foncière
 
• Compiler les données relatives aux prospects et secteurs identifiés par les Prospecteurs
• Elaborer et/ou maintenir à jour les outils et documents nécessaires au suivi et à la réalisation de l'activité de prospection
• Rédiger les offres élaborées par les Prospecteurs, les adresser aux propriétaires des fonciers
• Produire un update hebdomadaire à destination du Directeur Prospection Promotion répertoriant toutes les offres en cours et à venir
• Suivre les compromis jusqu’aux actes d’acquisition :
      Suivre les délais et la levée des conditions suspensives
      Vérifier les termes des compromis et des actes d’acquisition en relation avec le Responsable Juridique
      Produire et adresser aux offices notariaux les pièces nécessaires à la rédaction des actes d’acquisition et des actes de prêts bancaires
 
Suivi de l’opération
 
Gestion des autorisations et des assurances
 
• Assurer le suivi administratif et juridique des opérations et des autorisations d’urbanisme (permis de construire, déclarations préalables, constats d’affichage, mise en place du financement) et veiller au respect des délais
• Mise en place de la garantie financière d’achèvement
• Souscriptions des diverses assurances (TRC, CNR, DO…)
 
Gestion des contrats (intervenants techniques)
 
• Préparer, sous la responsabilité et selon les instructions de la Direction, les contrats avec les intervenants techniques
• S'assurer de la bonne réception et de la validité des pièces administratives remises par les intervenants techniques
• Envoyer les contrats aux différentes parties signataires et suivre le retour des contrats signés
• Procéder à l'enregistrement des contrats, numériser les pièces et les classer
  
Gestion des marchés (entreprises)
 
• Organiser les rendez-vous de signature des marchés avec les entreprises
• Préparer les OS (Ordres de services) sous le contrôle de la Direction
• Assister la Direction pour la signature des marchés
• Assister le maître d'œuvre d'exécution lors de la signature des marchés par l'entreprise
• Réceptionner les documents envoyés par le maître d'œuvre d'exécution, le BET fluides et le BET VRD, établir avec la Direction un tableau de synthèse des marchés, s'assurer de la bonne remise et de la validité des pièces administratives par les entreprises
• Faire viser les pièces du marché puis les envoyer aux différentes parties signataires
• Procéder à l'enregistrement des marchés, numériser les pièces et les classer
• Assurer le suivi administratif des dossiers marchés (ex : renouvellement des pièces administratives tous les 6 mois)
• Demande de devis aux différents concessionnaires
 
Gestion des factures, des situations de travaux et des DGD (Décompte Général Définitif)
 
• S'assurer du bon intitulé de la facture ou de la situation de travaux
• Suivre les situations de travaux et les factures, après leurs validations (avancement, pénalités...) par le Directeur des opérations immobilières ou le Responsable de programmes
• S'assurer avec la Direction de l'engagement des factures
• Faire viser les situations de travaux et les factures par le Directeur des opérations immobilières
 
 
Gestion des dossiers sous-traitants
 
• Assurer le suivi administratif des dossiers sous-traitants (vérifier les pièces administratives, faire signer les demandes d'agrément, mettre à jour les tableaux de suivi...)
• Suivre les délégations de paiement en coordination avec la Direction
 
Gestion des avenants
 
• Assurer le suivi administratif des avenants (saisir les devis acceptés, contrôler les avenants avec les devis envoyés, les faire viser, vérifier avec la situation, envoyer les exemplaires aux différentes parties signataires ...)
 
Organisation des livraisons
 
• Formaliser le planning des livraisons
• Informer les différents services internes (le SAV, le gestionnaire TMA, …) et les concessionnaires des dates de notifications de livraisons
• Préparer le PV de pré-livraison et le PV de livraison des parties communes
• Diffuser les PV de livraisons aux entreprises
 
Gestion du SAV (Service après-vente) de la livraison à la fin de la garantie de parfait achèvement
 
• Enregistrer les réserves parties communes et parties privatives et saisir les dates de levées
• Réceptionner les quitus des clients et mettre à jour les tableaux de suivi
• Assister la Direction pour la levée des réserves
 
Clôturer une opération
 
• Saisir et formaliser le tableau de suivi nécessaire à la libération du DGD
• Scanner le PV de réception et les PV de levées de réserves après signature de la Direction
 
 
PROFIL SOUHAITÉ :
 
Diplômes et Expérience
 
Formation BAC +2 (DEUG, BTS, DUT...) dans le domaine immobilier ou juridique ainsi qu’une expérience d’au moins 3 ans dans un poste similaire
 
Compétences
 
Connaissance du secteur de l'immobilier & du bâtiment
Excellente maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook)
 
Personnalité
 
Esprit d'équipe
Sens de l'organisation, dynamisme, autonomie, qualité relationnelle et d'écoute, rigueur
Excellente gestion des urgences et des priorités
Résistance au stress et grande capacité de travail
Bonne orthographe
 
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